El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de las 5´s y es de origen japonés.Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace mas de 40 años y que esta incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba Kaizen.
Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos.
Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa.
¿QUÉ SON LAS 5S?
Las cinco "S" son el fundamento del
modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas
occidentales. No es que las 5S sean características exclusivas de la cultura japonesa.
Todos los no japoneses practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas
oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en
lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas, extintores,
basura, toallas, libretas, reglas, llaves, entre otros.
Son poco frecuentes las fábricas, talleres y
oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco "S" en igual
forma como mantenemos nuestras cosas personales en forma diaria. Esto no
debería ser así, ya que en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y
la organización sirven para mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la
calidad de vida en aquel lugar donde pasamos más de la mitad de nuestra vida.
Realmente, si hacemos números es en nuestro sitio de trabajo donde pasamos más
horas en nuestra vida. Ante esto deberíamos hacernos la siguiente
pregunta....vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco organizado?
Las 5S se han aplicado en diversos
países con notable éxito. Las 5S son las iniciales de cinco palabras japonesas
que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología, las cuales son:
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1.SEIRI - CLASIFICAR
DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA
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2.SEITON - ORDENAR
UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR
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3.SEISO – LIMPIAR
LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS EQUIPOS Y PREVENIR LA SUCIEDAD Y EL DESORDEN
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4.SEIKETSU - ESTANDARIZAR
PRESERVAR ALTOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA
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5.SHITSUKE - DISCIPLINA
CREAR HÁBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES
 Pasos comunes para aplicar cada una de las etapas
La implementación
de cada una de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos:
Preparación: formación respecto a la metodología y planificación de
actividades.
Acción: búsqueda e identificación, según la etapa, de elementos
innecesarios, desordenados (necesidades de identificación y ubicación),
suciedad, entre otros.
Análisis y decisión en equipo de las propuestas de mejora que a
continuación se ejecutan.
Documentación de conclusiones establecidas en los pasos anteriores.
¿Por
qué las 5 S?
Porque es una técnica que se aplica en todo el
mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Su aplicación mejora los niveles de:
CALIDAD
ELIMICACION DE TIEMPO MUERTO
REDUCCION DE COSTO
Se
deben aplicar las 5S para que las organizaciones sean competitivas, requieren
una serie de características que las convierta en empresas de clase mundial.
Este tipo de instituciones desarrollan el talento y el potencial humano;
invierten en investigación, diseño, desarrollo e innovación tecnológica; son
socialmente responsables; cuentan con una filosofía de calidad total y de
mejora continua, entre otras.
Hoy
en día, las empresas requieren desarrollar entornos que permitan incrementar la
productividad y los estándares de calidad en los procesos productivos, en los
que las personas trabajen de acuerdo a las normas y patrones establecidos y,
simultáneamente, que promuevan la iniciativa y la creatividad necesarias para
la innovación.
El orden, la
limpieza y la disciplina son una parte esencial en la implementación de
cualquier programa de calidad total. Cuando estas
condiciones están ausentes, las consecuencias pueden ser, entre otras, pérdida
de tiempo en la búsqueda de objetos o información. Para mantener altos
estándares de desempeño bajo normas de orden y disciplina, se necesita que el
personal acepte sus responsabilidades y se involucre de manera comprometida en
procesos de mejora continua.1 esto requiere un cambio de hábitos.
 ¿QUÉ BENEFICIOS APORTAN LAS 5S? LA IMPLANTACION DE LAS "5S" SE BASA EN EL TRABAJO EN EQUIPO. LOS TRABAJADORES SE COMPROMETEN. SE VALORAN SUS APORTACIONES Y CONOCIMIENTOS. LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.
Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:
Menos productos defectuosos.
Menos averías.
Menor nivel de existencias o inventarios.
Menos accidentes.
Menos movimientos y traslados inútiles.
Menor tiempo para el cambio de herramientas.
Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:
Más espacio.
Orgullo del lugar en el que se trabaja.
Mejor imagen ante nuestros clientes.
Mayor cooperación y trabajo en equipo.
Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
Mayor conocimiento del puesto.
El principio de las 5's puede ser utilizado para romper con los viejos procedimientos existentes e implantar una cultura nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales de la organización. Es por esto que es de suma importancia la aplicación de la estrategia de las 5 S´s, no se trata de una moda sino de un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación que mejora nuestra organización.
Ejemplo de las "5s" en una empresa.
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